Die Kolleginnen der Personalabteilung im Interview.

Personalarbeit unter besonderen Bedingungen – Ein Tag mit Ute Aisenpreis und Maren Wiedorn

17. April 2020

Es ist Mitte April, in der Personalabteilung herrscht Hochbetrieb. Wie an jeder Auslandsschule steht auch in Shanghai wieder ein Personalwechsel in den Sommerferien an und der Personalbedarf für August ist hoch. Doch nicht nur Rekrutierung ist Aufgabe der Personalabteilung. Auch das pünktliche Anweisen der Gehaltszahlungen, das Ausstellen von Arbeitszeugnissen und Musterverträge für Neueinstellungen sind Aufgaben, die auf den Schreibtischen von Ute Aisenpreis und Maren Wiedorn landen. Die beiden Kolleginnen geben Einblicke in ihren Arbeitsalltag.

Wie sieht ein ganz normaler Tag in der Personalabteilung aus?

Ute Aisenpreis: Ein „normaler Tag“ – das gibt es so nicht. Meistens hat ein Tag bestimmte Schwerpunkte wie zum Beispiel Gehaltsvorbereitung, Verträge erstellen (Neuverträge, Vertragsverlängerungen, Auflösungsverträge), Musterberechnungen machen für neue Mitarbeiter, Fragen beantworten von „alten“ und zukünftigen Mitarbeitern, Stellenanzeigen veröffentlichen auf diversen Portalen, Bewerbungen sichten, Akten und neue Mitarbeiter im System anlegen, Daten und Listen pflegen etc.

Maren Wiedorn: Ich kümmere mich hauptsächlich um die Honorarkräfte und sorge zum Beispiel dafür, dass ihre geleistete Arbeit pünktlich und zuverlässig entlohnt wird. Zusätzlich unterstütze ich Ute in unterschiedlichen Bereichen, je nach dem in welcher Phase des Jahres wir uns befinden. Wobei, ein Thema ist immer präsent: die Rekrutierung. Ab September, wenn die ersten Verlängerungsgespräche laufen, sind wir mit dem Suchen und Einstellen neuer Mitarbeiter beschäftigt.

Wie hat sich der Arbeitsalltag seit Februar verändert?

Ute Aisenpreis: Inhaltlich hat sich der Arbeitsalltag wenig verändert, es läuft alles weiter. Aber: Die Rekrutierung ist schwieriger geworden. Die jährlich stattfindende Bildungsmesse didacta wurde abgesagt. Damit ist eine essentielle Plattform der DSS weggebrochen, um neue Lehrkräfte anzuwerben oder Gespräche zu führen. Es gibt auch mehr Fragen und Unsicherheiten vor allem bei Bewerbern und zukünftigen Mitarbeitern. Zunächst waren es Vorbehalte hinsichtlich der gesundheitlichen Lage, der uns viele Fragen und auch Absagen von vielversprechenden Bewerbern bescherte. Nun sind es eher organisatorische Dinge: Wie bekomme ich das Visum, wenn das Konsulat zu hat. Da brauchen wir viel Einfühlungsvermögen und Zeit, um gut auf die Sorgen und Nöte einzugehen. Wir möchten ja lieber aufzeigen, dass ein Arbeiten in China auch im Moment gut möglich ist. Hinzu kommen kurzfristige Abgänge von Lehrkräften, die natürlich ersetzt werden müssen. Verändert hat sich außerdem das Arbeitsumfeld: Die Schule ist leer, es sind kaum Kollegen da, die Kantine und das Delimarché haben zu. Der soziale Teil der täglichen Arbeit ist sehr reduziert und es fühlt sich komisch an.

Maren Wiedorn: Für mich hat sich der Alltag auch inhaltlich stark verändert. Die Honorarkräfte erhalten nur Geld, wenn sie in ihren Bereichen auch arbeiten. Das ist in der Zeit der Schulschließung natürlich nicht für alle möglich – zum Beispiel ist die Rezeption nicht besetzt, dementsprechend werden die Honorarkräfte dort nicht entlohnt, die Abrechnungen entfallen für mich. Dafür unterstütze ich nun Ute verstärkt, vor allem im Bereich der Neueinstellungen.

Rekrutierung ist ein großer Baustein eurer Arbeit. Wie hat sich die Suche nach neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verändert?

Maren Wiedorn: Wir setzen nun vermehrt auf die Ausschreibung offener Stellen auf spezifischen Portalen und der Schulhomepage. Zusätzlich arbeiten wir eng mit den deutschen Behörden zusammen, die uns als Auslandsschule unterstützen. Wir suchen kreative Lösungen und denken um die Ecke: Wer ist schon hier und kann für das nächste Schulhalbjahr Stunden aufstocken? Gibt es Möglichkeiten bei Sprachunterricht mit der französischen Schule zusammenzuarbeiten? Wen haben wir in der Bewerberdatenbank übersehen oder ist mit der veränderten Lage doch wieder interessant? Da sitzen wir also viel mit den Schul- und Abteilungsleitungen zusammen, überlegen und gehen die Personalakten durch. Aber auch regelmäßige Verwaltungsrunden und die Schnittstellen innerhalb der Abteilungen machen das Arbeiten an der DSSH – vor allem in Krisenzeiten – aus.

Ute Aisenpreis: Wir schauen natürlich auch, wie wir die Kolleginnen und Kollegen nach Shanghai bekommen, die eigentlich unterjährig anfangen sollten, aber aufgrund der Einreisebeschränkungen nun nicht hier sein können.

Ihr seid nicht nur Kolleginnen, sondern auch Mütter. Wie schafft ihr das, beides unter einen Hut zu bekommen?

Ute Aisenpreis: Das ist eine Herausforderung – vor allem in den ersten Wochen. Meine Kinder sind in Klasse 4 und 5 und am Anfang war die ganze Familie zu Hause. Viele Stunden in der Woche waren dann weg, um die Kinder beim E-Learning zu unterstützen, die Verpflegung für alle sicherzustellen, einzukaufen und natürlich auch die Arbeit im Büro zu erledigen. Nach einer kleinen Einspielzeit haben wir einen ganz guten Weg gefunden: Die Kinder bearbeiten jetzt oft selbstständig die Aufgaben (allerdings vorher von mir vorbereitet, ausgedruckt und erklärt) und machen sich manchmal das Essen selbst warm (das ich vorgekocht habe) damit ich länger im Büro bleiben kann. Hier ist natürlich ein großer Vorteil, dass ich einen kurzen Arbeitsweg habe und ich so auch flexibel E-Mails und Anfragen von zu Hause abarbeiten kann.

Maren Wiedorn: Meine Kinder sind schon älter (Klasse 8 und 11) und brauchen nur noch wenig Unterstützung beim Lernen und Erledigen ihrer Aufgaben. Das geht also schon ganz gut.

Aufgrund eurer Aufgaben seid ihr die meiste Zeit im Büro, um zum Beispiel Gehaltszahlungen und ähnliches anzustoßen. Die wenige Zeit, die ihr nicht im Büro seid, wie verbringt ihr sie zu Hause?

Ute Aisenpreis: Wenn ich nicht im Büro bin, erledige ich die Dinge je nach Bedarf. Manchmal kann ich während der E-Learning Zeit der Kinder selbst arbeiten. Wenn mein Mann auch von zu Hause aus arbeitet oder die Kinder Zoom-Meetings haben, ist das eher schwierig. Dann verlagere ich meine Arbeitszeiten eher auf die Nachmittagsstunden, wenn die Kinder draußen beim Spielen sind, oder auf die späteren Abendstunden, wenn die Kinder im Bett sind.

Maren Wiedorn: Wenn ich nicht im Büro bin, kann ich nur sehr wenige Aufgaben erledigen, denn für Vertragsanfertigungen, Unterschriften, Stempel und ähnliches brauchen wir einfach die Ausstattung und Personen im Schulgebäude. Da sind am Anfang, als ich zum Beispiel selbst meine Quarantänezeit einhalten musste, einfach Sachen liegen geblieben. Wenn ich nun ab und an mal doch von zu Hause aus arbeite (beispielsweise in den Ferien), dann erledige ich die Dinge am liebsten gleich und morgens. Dazu ziehe ich mich in mein Arbeitszimmer zurück und freue mich nach getaner Arbeit auf das Familienleben. .

Vielen Dank für das Gespräch und den pausenlosen Einsatz.

akz/PR

Alle Bilder © Deutsche Schule Shanghai